Nadchodzące zmiany w 2026, o których musisz wiedzieć, jeśli prowadzisz firmę

Nadchodzi rok 2026, a wraz z nim ważne zmiany, o których powinien wiedzieć każdy przedsiębiorca. Część z nich została już zaakceptowana, inne z kolei nadal pozostają w fazie przygotowań. To z kolei rodzi ryzyko ich szybkiego uchwalenia i wdrożenia w krótkim czasie. Dlatego też warto wiedzieć już teraz, w jaki sposób przygotować się do nowych regulacji i przepisów. Aby nieco ułatwić to wyzwanie, podpowiadamy, o czym musisz wiedzieć, jeśli prowadzisz swoją firmę.

Czym jest KSeF?

Pod pojęciem KSeF kryje się centralny, państwowy system elektronicznych faktur. Jak podkreśla jeden ze specjalistów, zatrudnionych przez Biuro Rachunkowe Profit w Krakowie:

„To jedna ze zdecydowanie najważniejszych zmian, jakie czekają przedsiębiorców w nadchodzących miesiącach. Nowy system zastąpi bowiem klasyczne faktury, co w praktyce przełoży się na cyfryzację całego procesu ich wystawiania.”

Jego wdrożenie ma zostać podzielone na etapy. Rozpocznie się ono z dniem 1 lutego 2026 roku. To właśnie wtedy zostanie wprowadzony obowiązek odbioru faktur z KSeF. Do końca roku ma jednak obowiązywać jeszcze okres przejściowy. W tym czasie będzie istniała możliwość wystawiania faktur do 10 000 zł brutto miesięcznie.

Czemu ma służyć KSeF?

Wprowadzenie systemu KSeF ma służyć m.in.:

• pełnej cyfryzacji obiegu dokumentów,
• przesyłaniu faktur bezpośrednio do Ministerstwa Finansów, co ma z kolei ograniczyć ryzyko nadużyć i wyłudzeń VAT. 

Przedsiębiorcy zyskają z kolei błyskawiczny dostęp do dokumentacji, a czas oczekiwania na zwrot VAT będzie wynosił nie 60, a 40 dni. Taka automatyzacja zmniejszy także koszty obsługi, prowadząc jednocześnie do potężnej oszczędności czasu.

Jaki limit VAT będzie obowiązywał od 2026 roku?

System KSeF z pewnością zrewolucjonizuje polski biznes. Nie będzie to jednak jedyna zmiana, która czeka przedsiębiorców w 2026 roku. W nadchodzącym czasie wprowadzony zostanie bowiem także nowy limit podatku VAT. Przez wiele ostatnich lat granica obowiązkowej rejestracji VAT utrzymywała się bowiem na poziomie 200 000 zł. Aktualnie limit ten ma zostać powiększony do 240 000 zł przychodów rocznie. Co to oznacza dla przedsiębiorców? Przede wszystkim to, że zwiększy się liczba osób, które będą mogły skorzystać ze zwolnienia z VAT.

Jak zmienią się limity podatkowe?

Od 2026 roku zaczną obowiązywać także nowe limity podatkowe. Wpłyną one m.in. na sposób rozliczania działalności gospodarczej. Warto wiedzieć, że podstawą do takich obliczeń jest aktualnie kurs euro. Jest on ogłaszany przez Narodowy Bank Polski na dzień 1 października roku poprzedzającego. I tak w 2025 roku wyniósł on około 4,2586 zł za 1 euro. W efekcie:

• część limitów podatkowych w złotówkach w 2026 roku będzie niższa,
• niektórzy przedsiębiorcy utracą status tzw. małego podatnika VAT.

Taki status będzie obowiązywał jedynie wówczas, gdy wartość sprzedaży w 2025 roku nie przekroczyła ok. 8 517 200 zł, czyli 2 000 000 euro.

Kto zapłaci wyższą składkę zdrowotną?

Zmiany, które odczują przedsiębiorcy w 2026 roku, będą dotyczyć także wyższej składki zdrowotnej. Jest to związane ze wzrostem wartości minimalnego wynagrodzenia, które już od stycznia będzie wynosić 4 806 zł brutto. Co ważne, składki zdrowotne będą naliczane od 100% płacy minimalnej, niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Taka minimalna składka zdrowotna będzie obowiązywała również wówczas, gdy firma osiąga straty, zamiast dochodów.

Kto będzie musiał prowadzić pełną księgowość?

Od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorcy, którzy w 2025 roku osiągnęli przychody przekraczające 10 646 500 zł, będą zobowiązani do prowadzenia pełnej księgowości. Taki limit należy sprawdzać w świetle dwóch dokumentów:

• ustawy o rachunkowości,
• ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wystarczy przekroczenie progu wyłącznie jednego z nich, by powstał obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dotyczy to zarówno firm prowadzących pełną księgowość, jak i tych, które korzystają z podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jak przygotować się do nadchodzących zmian?

Wiele z wymienionych wyżej przepisów zacznie obowiązywać już od 1 stycznia 2026 roku. Z tego względu, jeszcze przed nadejściem tej daty, warto:

• dostosować oprogramowanie do obsługi e-faktur w systemie KSeF,
• zaktualizować budżet przedsiębiorstwa o wyższe wynagrodzenie minimalne i składki ZUS,
• zweryfikować, czy przekroczony zostanie nowy limit VAT.

Takie wcześniej zaplanowane działania pozwolą uniknąć poważnych błędów i rozpocząć nadchodzący rok z poczuciem pełnej kontroli nad finansami firmy.